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Prepara un plan de seguridad contra actos antisociales

La identificación de las vulnerabilidades de la empresa es el punto de partida que te permitirá abordar las tareas de protección de una forma estructurada.

Desde el conocimiento de tu empresa, debes realizar un inventario exhaustivo de cuáles son los puntos débiles de tu organización. Deberás contemplar la situación, las características de cada edificio, las actividades que se desarrollan, el factor humano y los actos delictivos acaecidos con anterioridad.

Analiza y evalúa cada uno de los riesgos inventariados y busca la mejor alternativa de protección, respondiendo a estas preguntas:

• ¿Qué hay que proteger?
• ¿Contra qué hay que protegerlo?
• ¿Cómo, cuándo y con qué se protege?
• ¿Cómo actuamos cuando ocurra una incidencia?

Consulta con los técnicos de tu aseguradora para maximizar la rentabilidad de la inversión.

Incluye todos los planes en un plan de seguridad integral

Agrupa todos los planes en un único documento que incorpore las medidas en materia de ciberseguridad, autoprotección, riesgos laborales, seguridad vial, etc. De esta forma resultará sencillo mantenerlo al día y bajo la responsabilidad de una única persona.

Protección física

Las medidas de protección física están destinadas a retardar la comisión del delito hasta la llegada de las fuerzas de intervención. Las vallas y muros exteriores forman la primera barrera. La escasa altura y la existencia de desperfectos reducen su efectividad.

Las paredes, suelos y techos deben tener, al menos, la misma solidez y resistencia que las aberturas (puertas, ventanas). La eficacia de la protección de dichas aberturas se verá anulada si la penetración es fácil mediante rotura de tabiques, techos o suelos.

Estas medidas deben complementarse con sistemas de vigilancia y transmisión que den aviso precoz de la existencia de un intento de robo.

Control de accesos

La libre circulación de personas y vehículos en un recinto supone un elevado riesgo para una empresa. Permitir el conocimiento previo de las instalaciones a los delincuentes que planeen actuar contra ellas facilita la preparación del ataque y aumenta la probabilidad de éxito del mismo.

Un control de acceso para personas te permitirá garantizar que únicamente están presentes en las instalaciones aquellas que estén autorizadas para ello, bien sean trabajadores o visitas.

Limita el acceso a las zonas clave y a la documentación sensible.

El sistema elegido deberá estar adaptado al riesgo evaluado. Pueden utilizarse desde sistemas sencillos, como cerraduras, hasta sofisticados sistemas biométricos.

Identificación de vehículos

Si la empresa dispone de un aparcamiento para vehículos, un sistema de control de accesos e identificación de vehículos permitirá delimitar su uso, permitiendo el acceso únicamente a los vehículos autorizados, señalizando cualquier infracción de la política establecida y registrando todos los movimientos. Además del efecto disuasorio, en caso de incidente, facilitará la investigación de lo sucedido.

Si las condiciones de la empresa lo permiten, debe determinarse una zona separada como aparcamiento para visitas.

Salidas de emergencia

La salvaguarda de la vida de las personas está por encima de cualquier otra consideración sobre la seguridad de los bienes y el patrimonio. Por ello, se diseñan vías de evacuación en todas las construcciones con capacidad suficiente para facilitar la salida de las personas. Estas vías deben estar siempre disponibles y despejadas. Nunca debe obstaculizarse la apertura de una puerta en el recorrido de evacuación.

Es cierto que estas puertas pueden ser utilizadas para acceder de forma ilícita a recintos con acceso restringido. A pesar de ello, las puertas de emergencia nunca deberán bloquearse con cerrojos, cadenas, ni ningún otro elemento colocado para ese fin.

Sistemas de control de puertas de emergencia homologado

La norma UNE-EN 13637 sobre Sistemas de salida controlados eléctricamente para su uso en recorridos de evacuación busca una solución al dilema planteado entre la seguridad de las vidas y los bienes.

Esta norma plantea las condiciones que deben cumplir los elementos de cierre controlados eléctricamente, que pueden activarse por el sistema de detección o por sistemas manuales, estableciendo retardos en la apertura de 15 a 180 segundos. La norma incluye la posibilidad de denegación de salida, pero la legislación española solo autoriza la denegación en muy contados casos (centros penitenciarios, hospitales…). Por esta razón, en la industria y el comercio únicamente se podrán utilizar sistemas de retardo de apertura, homologados según norma EN-UNE 13637.

Existen otros sistemas de cierre homologados según otras normas UNE-EN, pero en las puertas de recorridos de evacuación únicamente pueden instalarse aquellos que cumplan EN-UNE 13637.

El uso de sistemas de control de accesos basados en la tenencia de un objeto, como llaves o tarjetas, está expuesto al robo o duplicación del elemento que permite el acceso. Por esta razón, debe estar sometido a un procedimiento de control estricto que limite la posibilidad de que alguna persona se haga con el control de una copia no autorizada.

Procedimiento de control y registro

En cada momento debe conocerse el número de elementos (llaves o tarjetas de acceso) que están en circulación, y qué persona es la depositaria de cada una de las copias.

Las tarjetas de los sistemas de control de accesos deberán ser nominativas o, en su defecto, reflejar en el registro el número de la tarjeta o su código.

Se establecerá un registro de entrega de llaves en el que se recojan los movimientos de los elementos, con acuse de recibo por parte de la persona que lo recibe. En dicho registro debe figurar el nombre de la persona que recibe el pase o llave, el material que se entrega y el periodo durante el que se le confía el material. Este tiempo puede ser indefinido o temporal.

La pérdida o robo de una tarjeta o una llave debe ser inmediatamente notificado para la anulación de la tarjeta o la sustitución de la cerradura en cuestión.

Efectivo

El dinero en efectivo es uno de los mayores atractivos para una gran parte de los delincuentes, pero también puede representar una tentación para los empleados de una empresa si el sistema de manejo lo permite.

Procedimiento de gestión del efectivo

El manejo de cantidades en efectivo es cada vez menor en las empresas, pero hay sectores en los que todavía se utiliza de forma habitual. Para su gestión, deben establecerse procesos claros, con la obligación de registrar todos los movimientos, acompañados de elementos que faciliten su gestión, como el uso de cajas registradoras y sistemas informáticos al efecto.

Deberá evitarse la acumulación de efectivo, trasladándolo a entidades financieras con regularidad. Este traslado no debe seguir una rutina que pueda ser identificada. Si no es posible llevar el dinero al banco periódicamente, deberá instalarse una caja fuerte acorde con el importe que se prevé almacenar, anclada firmemente a elementos constructivos.

Empresa de transporte de fondos

Si los valores de efectivo y otros negociables que maneja la empresa son elevados, es aconsejable recurrir a una empresa de transporte de fondos que minimice los riesgos durante el trayecto hacia el destino de los mismos.

El control contable

El control contable es imprescindible para evitar desfalcos o desviaciones de fondos:

• Separa las funciones de contabilidad de las de movimientos de fondos.
• Realiza auditorías internas o externas para conocer la salud contable de tu negocio.
• Establece mecanismos para la autorización de pagos con tarjetas.
• Haz que el control sea conocido por todos los trabajadores.

Inventarios periódicos 

Las perdidas desconocidas son una lacra para muchas empresas.

Un inventario es imprescindible para el control del material. Las revisiones periódicas de inventario te ayudarán a cuantificar la magnitud de la pérdida si ocurre algún percance. En concreto, te permitirán determinar la magnitud de los hurtos y su tendencia, si éstos son significativos o si se prevé que lo sean en un futuro. También te ayudará a programar las inversiones en protección.

Cuando se realicen en zonas cerradas al público, la diferencia entre el stock previsto y el existente en la realidad te dará una estimación del sistema de control y de la posible deslealtad de empleados.

Registro de máquinas, equipos y herramientas

Es imprescindible realizar un inventario de todos los medios con que cuenta la empresa para el desarrollo de su actividad. No solo a efectos contables para el cálculo de su amortización, sino para garantizar su presencia y disponibilidad en todo momento.

Debes disponer tanto de un registro de adquisición como de un registro de cesión de material a empleados, con el fin primordial de que se responsabilicen de su devolución.

Para garantizar el funcionamiento del registro, deben realizarse recuentos periódicos de estos medios con el fin de determinar si se han producido pérdidas desconocidas.

Instala cámaras de seguridad con videograbación

Los sistemas de circuito cerrado de televisión (CCTV), si están vigilados permanentemente, te permiten supervisar recintos para detectar conductas sospechosas y anticiparte a la comisión de un delito o constatar su existencia. Si además dispones de un sistema de videograbación, quedará reflejado todo lo que ocurra, pudiendo utilizarlo en un posterior análisis o investigación. Los sistemas con grabación deslocalizada (en la nube) son mucho más fiables. Si el sistema no está vigilado, debes dotarlo de un sistema de videograbación.

Todo CCTV debe cumplir la ley de protección de datos e informar de la existencia del sistema. De esa forma se garantiza la validez de las posibles pruebas obtenidas en las grabaciones.

Instala un sistema de alarma

Un sistema de alarma bien diseñado debe evitar una intrusión. Instala un sistema acorde con el nivel de riesgo analizado y del ataque esperado.

Revisa periódicamente su diseño para adaptarlo a los cambios en la empresa y a los nuevos métodos de ataque. Lo que hoy es razonablemente seguro puede quedar obsoleto en poco tiempo. Asesórate por una tercera parte sobre la idoneidad de las posibles soluciones. Tu aseguradora tiene expertos en la materia y puede ayudarte a encontrar la mejor solución.

Conéctalo a una central receptora

Un sistema sin vigilancia permanente será inútil mientras no esté supervisado. La conexión con una central receptora de alarmas (CRA) te permitirá reaccionar aunque no haya nadie en la sede de la empresa. La conexión simultánea a la CRA del sistema de CCTV dará opción a la empresa de seguridad a comprobar la existencia de algún intruso antes de avisar a los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado, evitando desplazamientos innecesarios.

Mantenga el sistema

El reglamento de seguridad privada obliga al mantenimiento de los sistemas que estén conectados a una CRA. Independientemente de la obligación, mantener el sistema es imprescindible para garantizar su respuesta en caso de ataque.

Asegúrate de que la empresa que contratas se encuentra inscrita en el Registro Nacional de Seguridad Privada del Ministerio del Interior.

Conecta el sistema de seguridad

El mejor sistema de seguridad será inútil si no está conectado.

Debes conectarlo al finalizar la jornada laboral y durante los periodos de inactividad, aunque sean cortos, como el de mediodía.

La aparición de anomalías en el sistema por defectos en el diseño o por falta de un mantenimiento adecuado es la principal causa de que los sistemas no se conecten. Los delincuentes conocen este comportamiento y pueden aprovecharlo en su favor, provocando falsas alarmas durante varios días para forzar la desconexión del sistema.

Avisa a la empresa de mantenimiento para repare o reforme el sistema, de forma que este sea plenamente operativo y pueda conectarse confiablemente.

Ten en cuenta que si el sistema está desconectado cuando no debe y se produce un robo, podría afectar a la cobertura del seguro.

Forma al personal para prevenir incidentes

El factor humano es el eslabón más débil de la cadena de seguridad, por eso es imprescindible abordar un programa de formación y concienciación para el personal con el fin de:

• Dar a conocer las medidas adoptadas.
• Explicar que se espera de cada uno de los miembros del equipo.
• Informar sobre las prácticas habituales de los delincuentes para obtener información a través de los empleados. Éstos acostumbran a visitar el lugar para comprobar si existen medidas de seguridad y si éstas se cumplen.

Si se produce un incidente

La formación en reacción ante incidentes es tan importante como la formación en prevención. Por esto es conveniente adoptar las siguientes medidas:

• Establece pautas de actuación para el personal en función de las amenazas previsibles.
• Incide en la necesidad de no incurrir en actitudes heroicas que puedan poner en peligro la integridad de las personas.
• Recuerda la importancia de recordar todos los detalles de lo ocurrido. Puede facilitar en gran medida la investigación del suceso.
• Si el riesgo la aconseja, prevé simulacros de respuesta del equipo ante amenazas concretas

Recuerda, la vida de las personas involucradas es lo más importante

Las medidas de seguridad deben ser lógicas, razonadas, adecuadas al riesgo existente y, sobre todo, cumplirse.